Правильная постановка задач для сотрудников по технологии SMART. Как давать распоряжения подчиненным
Добрый день Максим.
Я так понимаю под прямым руководителем вы понимаете начальника отдела, а под непосредственным руководителем -директора организации, правильно?
1. Ставить задачи в письменном виде под роспись работника руководители предприятия имеют право, законом это не запрещено. Однако вопрос в том, что соблюдена ли при этом субординация?
Порядок подчиненности, оговорен в должностных обязанностях каждого работника. Если в вашей должностной инструкции указано. что вы подчиняетесь только начальнику отдела, то в случае получения указания со стороны вышестоящего руководства вы обязаны начальника отдела поставить в известность о поступившем задании, и дальше действовать в соответствии с его указаниями. Если задание поступило в письменном виде, следовательно и указания начальника отдела для дальнейших действий тоже должны быть в письменном виде.
Если же в должностной инструкции указано. что вы подчиняетесь не только начальнику отдела, но и директору, то поставить начальника отдела в известность тоже нужно, так как он обязан знать чем занимаются его сотрудники, дальше же нужно выполнять указания директора.
Поставить работнику задачу выходящую за пределы его непосредственных трудовых обязанностей нельзя, это противоречит трудовому законодательству. В частности в ст.60 ТК РФ сказано:
Вменить вам дополнительные обязанности без вашего согласия тоже не могут, соответственно, если указание начальника или директора выходит за пределы ваших трудовых функций, то выполнять вы его не обязаны и наказть за это вас не смогут.
Однако, коль существует ситуация подобно вашей, стоит подстраховаться.
Напишите докладную записку на имя директора с указанием всех обстоятельств, вежливо и последовательно. То есть поручено задание такое-то, выполнить не представляется возможным в виду того, что данные обязанности в вашу компетенцию не входят. Этот документ нужно составить в двух экземплярах, официально зарегистрировать через журнал входящей почты. таким образом у вас появиться доказательство вашей невиносности и наказть за неисполнения задания уже будет нельзя.
Если же задание входит в круг ваших обязанностей, но выполнить его допустим в короткие сроки или по иной уважительной причине не представляется возможным, пишите опять же докладную записку с изложением всех обстоятельств. То есть пишите, что для исполнения задания требуется больший срок, по такой-то причине (уважительной конечно). В любом случае пишите, что предприняты определенные шаги, то есть задание выполняется, излагаете все обстоятельства и опять же отправляете директору с помощью регистрации.
Таким образом у вас будет письменное доказательство того, что задание вы пытались выполнить и вашей вины в том, что этого не получилось соответственно нет.
Касаемо вынесения дисциплинарного взыскания, порядок вынесения которого регулируются ст.192-193 ТК РФ. Просто так дисциплинарное взыскание не выносят, нужно соблюсти определенную процедуру, а также предоставить доказательства проступка работника. У вас же уже будет докладная записка с доказательствами вашей невиновности и любые попытки работодателя вас уволить можно опротестовать.
Если у вас такая тяжелая обстановка на работе и руководитель ишет повод для увольнения то есть два выхода. Привлечь инспекцию труда для проверки законности действий работодателя или найти другую работу.
Кстати, при проверке, инспекция труда будет проверять все и вывернет наизнанку все ваше предприятие.
Понятие служебной командировки закреплено в статье 166 Трудового кодекса РФ . Законодательство определяет, что это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Отправка работника в командировку дело не такое простое, как может показаться на первый взгляд. Это только кажется, что в коммерческой организации директор одним своим словом может отправить любого сотрудника хоть на Колыму, если вдруг ему покажется, что там можно заключить выгодный контракт. На самом деле необходимо все оформить документально, иначе получится не служебная поездка, а отпуск за счет средств компании, причем из прибыли. Ведь ФНС не позволит отнести на расходы затраты по неправильно оформленной командировке. Именно поэтому к оформлению всех документов необходимо подойти максимально ответственно и лучше оформить какие-либо "лишние" бумаги, чем не оформить нужные. Но, обо всем по порядку.
Типы командировок и виды документов для их оформления
Хотя на первый взгляд все поездки по работе одинаковы, их все равно можно разделить на два типа:
- внеплановые;
- запланированные.
Очевидно, что если обозначилась срочная производственная необходимость и какому-то сотруднику необходимо ехать и спасать ситуацию, то тут не до составления лишних документов. В этом случае можно обойтись минимальным набором и направить работника на основании приказа по организации (в котором все равно нужно изложить цель поездки). Это вполне допустимо, ведь служебное задание на командировку в 2019 году можно и не составлять. Об этом, в частности, сказано в Положении, утвержденном постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014 г.). Кроме служебного задания необязательным стало также командировочное удостоверение, а срок поездки теперь можно определять на основании проездных документов.
Такой документальный минимализм не очень удобен, поэтому большинство работодателей предпочитают все же оформлять документы, особенно, если поездка запланирована и никакой спешки в ее подготовке нет. В этом случае непосредственный руководитель будущего командированного работника должен составить для него задание или написать служебную записку, на основании которых и будет издан приказ о командировке. Существуют унифицированные бланки этих документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 , поэтому вполне можно использовать их или разработать свои бланки, с учетом индивидуальных особенностей организации.
Образец заполнения служебного задания на командировку
Итак, унифицированные бланки удобнее хотя бы тем, что они уже готовы и их нужно только правильно заполнить. Для служебного задания предусмотрен бланк, который называется форма N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". Из названия очевидно, что в нем можно написать план поездки, а потом командированный сотрудник там же отчитается о его выполнении. Из этого следует, что заполнять бланк должны разные лица и в разное время. Для начала необходимо оформить само задание. Скачать бланк служебного задания на командировку можно будет в конце статьи, а в заполненном виде форма Т-10а выглядит так:
Очевидно, что тут работник еще не выполнил задание, поэтому и отчет он ще не заполнил. Вернемся к этому позже, а пока разберемся, на что обратить внимание при заполнении бланка. Пошагово это будет примерно так:
- Вписать название организации и ее код ОКПО сверху формы Т-10а.
- Зарегистрировать бланк в специальном журнале и присвоить ему порядковый номер. Обычно все документы по командировкам регистрируются вместе, это позволяет лучше систематизировать кадровый документооборот разных направлений (прием на работу, увольнение, отпуска и командировки). Удобно ставить после цифрового номера буквенное обозначение, так в приведенном примере "к" означает документацию по командировкам.
- Вписать этот номер в форму, а также указать дату ее составления.
- Указать фамилию имя и отчество командированного работника, а также его табельный номер в отдельном поле.
- Далее нужно заполнить таблицу. В левом столбце надо вписать наименование структурного подразделения командруемого сотрудника, а во втором - его должность.
- Третий столбец содержит информацию о месте назначения. Это название страны и города, но при командировках по России достаточно ограничиться одним названием города. Далее нужно указать наименование фирмы, куда направляется сотрудник.
- Надо написать даты начала и окончания поездки и указать ее продолжительность в днях. Отдельно формой предусмотрено указание количества дней без учета дороги. По сути это время, которое сотрудник должен потратить на выполнение задания. Время в дороге зависит от вида транспорта, на которм сотрудник будет добираться до места назначения и обратно, а значит, оно может изменится, если, например, на поезд не окажется билетов на нужные даты и командированный полетит на самолете.
- Еще один столбец (девятый) предназначен для указания названия организации, которая оплачивает поездку. Ведь иногда удается отправить работника в поездку за счет партнеров, если они заинтересованы в визите к ним конкретного специалиста. В нашем примере плательщиком выступает сама организация-работодатель.
- Последний, десятый столбец предназначен для указания реквизитов (номера и даты) документа, на основании которого составлено задание. Это может быть план, докладная записка или приказ по организации.
- Внизу надо заполнить графы о цели поездки. Лучше всего сделать это кратко, так как места не слишком много. Если задач перед командируемым стоит несколько, то лучше всего составить нумерованный список, чтобы специалист представлял последовательность достижения поставленных перед ним задач.
- После того, как документ составлен, его должен подписать руководитель структурного подразделения и сам работник (о том, что он ознакомлен с заданием). Руководитель организации заверяет форму после того, как будет подготовлен и издан соответствующий приказ об утверждении служебного задания и направления в командировку.
На этом первую часть заполнения формы Т-10а можно считать законченной. Командированный сотрудник уезжает, выполняет намеченные задачи, а после его возвращения приходит очередь заполнения второй части бланка. Для этого руководитель структурного подразделения, который ранее составил служебное задание должен узнать у своего сотрудника о том, насколько успешной оказалась поездка. Если работник хочет, а начальник согласен и есть соответствующий пример, краткий отчет о выполнении задания командировки может написать сам сотрудник. Достаточно просто перечислить все выполненные задачи и указать полноту их выполнения. После этого руководитель ставит свое резюме об итогах поездки в соответствующую графу, после чего подписывает его. На этом составление формы Т-10а можно считать законченным. В произвольном виде служебное задание может быть составлено по такому же принципу. Ничего сложного в этом нет.
Многие руководители не раз оказывались в ситуации, когда даешь задание сотруднику, а потом попросту забываешь проконтролировать его исполнение. Или даешь задание сотруднику, приходит время, когда оно должно быть исполнено, а оказалось, что сотрудник даже не приступал к выполнению этого задания.
В результате срываются сроки по разным проектам, товары приходят не вовремя, задерживаются отгрузки, а разгневанные клиенты обрывают телефоны. Да мало ли что может случиться, если работа сделана не вовремя, сделана не так или вовсе не сделана.
Однако существует простейшая технология, которая позволяет руководителю добиться от сотрудников своевременного и правильного выполнения поставленных задач.
Самое удивительное, что эта технология настолько проста в исполнении, что внедряется в любой компании буквально за три дня.
Как многие руководители дают задания сотрудникам и что в этом плохого?
Многие руководители дают задания сотрудникам примерно так. 1 сентября руководитель отдела продаж приглашает к себе менеджера по продажам и говорит: «К 1 октября ты должен перенести свою клиентскую базу из старой программы в новую». Менеджер отвечает: «Да, я понял». После чего каждый из них идет заниматься своими делами и оба благополучно забывают про задание.
Наступает 25 сентября и менеджер вспоминает, что ему нужно срочно перенести клиентскую базу, а он еще ничего не успел сделать…
Самый лучший вариант - менеджер отложит все другие дела из изо всех сил займется переносом базы. Но делать это будет «второпях», поэтому в базе будет большое количество ошибок. Заниматься он будет только этим, а значит - его продажи на неделю «встанут». И если попытаться в этот период дать ему ещё одно задание, ничего кроме негативной реакции новое задание не вызовет.
Но возможен и другой вариант развития событий. 1 октября руководитель отдела продаж вызывает к себе менеджера и спрашивает: «Ты перенес базу в новую программу?». А менеджер отвечает: «А Вы мне ничего не говорили!» или «Ой, нет, я забыл…» или еще что-нибудь в этом роде.
Хотя вполне возможен и третий вариант - руководитель вспомнит, что он давал задание менеджеру числа 15 октября, то есть когда дело давно должно быть закончено. Но за это время на менеджера навалится новая куча «неотложных дел» и он скорее всего ответит, что задание выполнить не успел, а сейчас ему этим заниматься некогда. И давайте отложим это на попозже…
Но в любом из этих случаев задание не будет полностью выполнено к нужному сроку.
Сразу оговорюсь - никакие «репрессивные меры» и «системы мотивации» в данном случае не помогут. Что делать в такой ситуации?
Как избавиться от неразберихи в делах?
Для начала нам понадобиться создать систему письменных заданий. Эту технологию нужно обязательно исполнять на бумаге - так она работает намного эффективнее.
Я понимаю, что любители информационных технологий уже готовят гнилые помидоры, чтобы закидать меня, но пока отложите помидоры в сторону и подождите до конца статьи.
Перед тем, как выдать задание сотруднику - руководитель распечатывает 2 бланка задания (для себя и для сотрудника), после чего приглашает сотрудника к себе.
В то время, как руководитель даёт задание сотруднику, оба (и руководитель, и сотрудник) пишут задание на своем экземпляре бланка. После того, как руководитель выдал задание - оба ставят свои подписи на бланках и обмениваются экземплярами. Руководитель отдает свой экземпляр с подписью сотруднику, а сотрудник - руководителю.
При заполнении задания необходимо соблюдать несколько важных правил.
Обязательно укажите точное число, когда задание должно быть выполнено. Формулировки «в течении недели» или «в этом месяце» использовать ни в коем случае нельзя!
Постарайтесь не использовать размытых формулировок в графе «Какой результат нужно получить». Укажите конкретный и измеримый результат.
В графе «Какую работу нужно для этого сделать» пишите не абстрактные рассуждения, а конкретные действия, которые нужно выполнить сотруднику для получения запланированного результата.
Давайте разберем это на примере. Допустим, бухгалтерия не очень справляется с работой и нам нужен еще один сотрудник, который будет заносить первичные документы в 1С.
Неправильно сформулированное задание: В течении месяца найти нового сотрудника в бухгалтерию.
Правильно сформулированное задание:
Дата завершения
Руководитель: Директор, Мартынов Андрей Сергеевич
Сотрудник: Главный бухгалтер, Матвеева Надежда Алексеевна
Задание сотруднику
Какой результат нужно получить?
Нанять нового сотрудника в бухгалтерию, который к сроку, обозначенному в задании, будет обеспечен необходимой оргтехникой, введен в должность, обучен и будет заносить не менее 100 первичных документов ежедневно.
Какую работу нужно для этого сделать
Разместить вакансию на сайтах e 1. ru rabota 66. ru и mr 66. ru
Принимать и оценивать присылаемые резюме. В случае, если поток резюме недостаточен - использовать платное размещение на указанных сайтах.
Входящие резюме обрабатывать по мере поступления, собеседования назначать по мере поступления резюме.
До 01 октября получить не менее 50 резюме, из полученных резюме отобрать минимум 15 наиболее подходящих. Назначить собеседования.
Провести не менее 10 собеседований. Из 10 кандидатов выбрать одного для вступления в должность.
Написать заявку системному администратору на выделение компьютера, создание новой учетной записи и организации доступа к информационной базе предприятия.
Принять нового сотрудника на работу, оформить все необходимые кадровые документы.
Познакомить нового сотрудник с коллективом и выделить куратора - человека, к которому новый сотрудник может обратиться при возникновении сложностей в работе.
Проинструктировать нового сотрудника по работе со справочниками «Контрагенты», «Договоры» и «Номенклатура».
Проинструктировать нового сотрудника по работе с документами «Счет», «Счет-фактура», «Реализация товаров и услуг» и «Поступление товаров и услуг».
Добиться от нового сотрудника ввода 20 документов каждого вида под надзором куратора.
Поставить новому сотруднику план по вводу документов, который предусматривает выход на плановые показатели ввода документов в течении недели. Контролировать выполнение плана.
Первую неделю работы нового сотрудника контролировать правильность ведения учёта методом выборочной проверки в объёме не менее 10% от всех введённых документов.
Руководитель __________________
Полученное задание мне понятно, все необходимые ресурсы выделены. Я обязуюсь выполнить полученное задание точно и в срок.
Сотрудник__________________
Многие скажут, что такая система заданий - никому не нужное бумагомарательство. Но так или это на самом деле?
Давайте разберёмся. Предположим, что у нас задание выдано неправильно. В этом случае к 14 октября руководитель обнаруживает, что бухгалтерия все еще не справляется с потоком документов, а нового сотрудника как не было, так и нет. Он вызывает к себе главного бухгалтера и спрашивает: «А что у нас с поисками нового сотрудника?», а главный бухгалтер отвечает: «Пока ничего, резюме что-то не присылают…». И всё.
Руководитель продолжает задавать вопросы: «А Вы где вакансию разместили», а бухгалтер отвечает: «Мы на нашем сайте объявление повесили, что нам бухгалтер требуется!». Но на сайт-то ходят в основном клиенты, но никак не соискатели. Да и до раздела «Вакансии» мало кто доберется. Вот и получается, что сотрудника не нашли, но опять никто не виноват. Главный бухгалтер работу сделал, а то, что результата нет - как будто и не ее вина…
Но если подробно написать задание - все выглядит совсем по-другому. В любой момент можно вызвать сотрудника и спросить: «Сколько резюме Вы получили?» или «Сколько собеседований проведено?». И отговорки типа «А я не понял как это делается!» уже не проходят. Не понял - напиши что конкретно не понято? На каких сайтах вакансию размещать или как это делается или как резюме оценивать?
Если непонятно - объясняем сотруднику что и как он должен делать. То есть как он должен выполнить работу, которая ему непонятна. Но такие объяснения происходят крайне редко просто потому, что большая часть неясностей проясняется на этапе выдачи задания.
В дополнение хочу заметить, что не нужно «наезжать» на сотрудника за то, что он не знает как выполнять ту или иную работу. Компетенции тоже приобретаются не сразу и сотрудник имеет право чего-то не знать.
Если у него есть вопросы - потратьте немного времени на то, чтобы ответить на его вопросы и обучить его. После небольшого обучения сотрудник сможет выполнять работу самостоятельно, не отвлекая Вас. Но если не объяснить сотруднику как выполнять работу и сказать «сам разбирайся», то не стоит даже надеяться на то, что он выполнит ваше задание. Не стоит жалеть времени на обучение сотрудников. Чем больше их обучаешь сейчас - тем меньше придётся обучать потом.
Почему не стоит давать заданий в электронном виде?
Теперь сторонники информационных технологий могут сказать, что все это можно сделать в электронном виде. Написать задание по email или выложить файл с заданием в сети и сбросить сотруднику ссылку на этот файл.
Это конечно замечательно, но! Если у Вас нет подписи сотрудника - он всегда может сказать, что почта до него не дошла, файл он забыл почитать или почитал файл, но не понял как сделать работу. И сделать в этой ситуации уже ничего нельзя будет.
Зато когда у нас есть бумага с подписью - сотруднику уже не отвертеться. А если ему что-то непонятно - на момент выдачи задания он мог спросить у руководителя все нужные данные. А если не спросил - то почему, да и вообще не спросил - спроси позже, а совсем не спросил - сам виноват!
Бумага в этом случае оказывает просто магическое действие на сотрудника.
Ну хорошо. С заданиями мы разобрались, а что дальше?
Создаём систему контроля выполнения заданий
А теперь мы с Вами займёмся организацией системы, которая понадобится и нам, и нашим сотрудникам для того, чтобы эффективно эти задания выполнить.
Для того, чтобы реализовать такую систему нам понадобятся несколько простых вещей:
Папка с кольцами. Сильно большую брать не надо - иначе потом неудобно будет с ней работать. Очень важно, чтобы кольца в папке легко открывались и закрывались. В дальнейшем нам понадобится время от времени перемещать файлы. Не используйте для этого регистраторы. Они слишком громоздкие и работать с ними будет неудобно.
Еще нам понадобится 46 файлов. В принципе - все файлы можно сделать прозрачными, но лучше взять 31 прозрачный файл, 1 красный файл, 1 желтый, 12 файлов голубого цвета и 1 зеленый.
Сначала надо поместить файлы в папку. В самый низ поместите 1 файл зеленого цвета и напишите на нем «следующий год». На него сложите 12 файлов синего цвета и напишите на каждом из них название месяца: январь, февраль, март и т.д.. На них положите 31 прозрачный файл и пронумеруйте их. Это будут дни месяца. На них сложите желтый файл и на самый верх положите красный.
Теперь у нас всё готово для запуска системы.
Запуск системы в эксплуатацию
Я думаю, что Вы уже начинаете догадываться что к чему… Но чтобы исключить разного рода недопонимание и кривотолки - объясню всё детально.
Предположим, что сейчас у нас 14 сентября и мы даём сотруднику задание (ну например - проехаться по поставщикам и собрать оригиналы бухгалтерских документов) до 21 числа. Совместно с сотрудником пишем задание и свой экземпляр задания вкладываем в нашу папку в файл с номером «21». Точно так же поступаем и со всеми остальными заданиями - раскладываем их по числам. Само собой на каждый день в папке на определенное число копится по несколько заданий разным сотрудникам.
Но давайте вернемся к нашему примеру. Когда приходит 21-е число - достаем из файла под номером 21 все задания, которые там накопились. По одному вызываем к себе исполнителей, которым раздавали задания и спрашиваем с них за выполнение заданий. Исполнители должны представить отчет примерно в таком виде:
В принципе - сотрудники привыкнут к этой системе достаточно быстро. Но все равно у Вас обязательно будут задания, которые Ваши подчиненные не успели исполнить в срок. Специально для таких заданий у нас предназначена красный файл. Если сотрудник не выполнил задание в срок, мы перекладываем лист с выданным заданием в красный файл (а папке он должен быть на самом верху).
После внедрения такой системы каждое утро руководителя должно начинаться с красного файла. Руководитель приходит на работу и просматривает все задачи, которые находятся в красном файле. Вызывает к себе сотрудников по очереди и спрашивает: «Что ты сделал вчера по этим заданиям? Что планируешь сделать сегодня? Когда ждать полного завершения порученного тебе дела?».
Через месяц работы системы письменных заданий попадание «в красный файл» станет для сотрудников самым страшным кошмаром и они будут стараться выполнить все задания в срок.
Теперь пару слов о том, зачем нужен «желтый файл». В желтый файл мы складываем задания, которые требуют постоянного внимания. Например - мы дали сотруднику задание, с которым он раньше никогда не сталкивался и нам надо «держать руку на пульсе», чтобы задание было выполнено вовремя.
Для того, чтобы задание было выполнено в срок - надо время от времени просить сотрудника предоставлять отчёт о том, что сделано. Если у сотрудника что-то не получается - нужно обучать его тому, как правильно выполнить эту работу. Но самое важно при этом - никогда не делать за него работу самому!
Кроме всего прочего, с использованием этой папки очень удобно осуществлять промежуточный контроль. Например, сейчас у нас 14 число и мы дали задание сотруднику, которое должно быть выполнено к 25 числу. Но нужно посмотреть как он выполняет задание и регулярно ли происходит работа, чтобы в последний день не оказаться у разбитого корыта.
Тогда мы складываем задание в файл не на 25, а, например, на 20-е число. И 20 числа вызываем к себе сотрудника и смотрим, как выполняется наше задание. Если все в порядке - перемещаем задание в файл на 25 число, если нет - разбираемся с проблемой и помещаем задание либо в желтую папку, либо в красную.
Ладно. С текущим месяцем все понятно. Сейчас у нас сентябрь и наверняка у многих из Вас есть задания, которые должны быть исполнены к октябрю или к ноябрю.
Для таких заданий мы используем голубые файлы, на которых написаны названия месяцев. Задания на октябрь помещаем в файл «Октябрь», на ноябрь в «Ноябрь» и так далее.
К вечеру 30 сентября в файлах на текущий месяц не должно остаться невыполненных заданий. Все они должны быть перемещены либо в отдельную папку для выполненных заданий (о ней мы поговорим несколько позже), либо в красный файл.
Вечером 30 сентября руководитель берет папку заданий, достает все задания, которые у него скопились в папке «Октябрь», сортирует их и раскладывает по дням в зависимости от срока завершения.
Те же самые действия 31 октября руководитель выполняет для папки «Ноябрь» и т.д..
Задания на следующий год мы складываем в самый последний файл зеленого цвета.
Но кроме того, что у руководителя есть такая папка - такую же лучше завести каждому сотруднику. В этом случае они будут четко знать - какие задания и к какому сроку им предстоит выполнить.
Остался последний вопрос.
Что делать с выполненными заданиями?
Для выполненных заданий заведите отдельную папку, в которую поместите файлы с именами Ваших сотрудников.
Когда сотрудник выполнил задание - прикрепите к бланку задания отчет о выполнении и поместите выполненное задание в файл с фамилией сотрудника. Сотрудник может поместить данные о выполненном задании в свой личный файл.
В результате руководитель легко может видеть какие задания сделал сотрудник за определенный период и насколько качественно он с ними справился. А сотрудник, глядя на свою папку, чётко видит объём проделанной работы.
Дорогие друзья! Напоследок напомню, что эту технологию мы узнали на тренинге Александра Байдюшева « » и сейчас она хорошо помогает нам в работе. Однако - это всего лишь маленькая часть тренинга.
Весь тренинг посвящен простым и понятным инструментам руководителя, которые в разы повышают его эффективность и позволяют добиваться от себя и своей команды потрясающих результатов в работе!
Жизнь связана с задачами. Они повсюду: большие и маленькие, важные и не важные, срочные и не очень.
Жена просит забронировать билеты на Новый год, я прошу подчиненного подготовить документы по сделке. Не забронирую билеты сегодня, завтра они будут стоить дороже. Работник не подготовит документы вовремя - сделка отменится, компания потеряет деньги.
От результата выполнения задач зависит успех проекта или компании. Отсюда первая проблема любого бизнеса - исполнение задач.
Руководитель хочет, чтобы подчиненные выполняли задачи чётко и в срок. Если задача не выполнена или выполнена, но не так, виноват работник. Машина по выполнению задач дала сбой. Машину надо заменить. Это психология руководителя. И я так думал, пока не понял, что причина нечёткого выполнения задач не в работниках.
Они не роботы, а умные, думающие, творческие и ответственные люди. Я сам выбирал их в команду. Проблема во мне: я, как и многие руководители, не уделяю должного внимания постановке задач.
Формула эффективной задачи
Формула эффективной задачи, за которую работники принимаются с радостью и рвением, состоит из шести простых правил.
1. Обозначьте проблему
За каждой задачей руководителя - боль.
Если я прошу подчиненного что-то сделать, значит, мне зачем-то это нужно. Но объяснять это подчиненному руководители не считают нужным. В итоге работник думает, что начальник просто хочет нагрузить подчиненного рутинными задачами.
Статья по теме: Работники нового поколения: Как ставить задачи двадцатилетним
К примеру, я прошу менеджера проанализировать отчёт по лидам. Основная работа менеджера - работа с клиентом. Анализ отвлекает от основной работы. Менеджер тупо собирает данные и абы как делает отчёт, лишь бы поскорее избавиться от рутинной и не важной задачи.
Правильно поставленная задача - проблема, которую работник должен решить наилучшим образом и творчески. Это не приказ и не прямая инструкция.
Решая проблемы, а не тупо выполняя поручения, работник развивается. У него появляются нестандартные идеи, которые помогают компании двигаться вперед.
2. Опишите смысл проблемы в масштабах бизнеса
Если работник не понимает, зачем именно он готовит тот же анализ, сделает он его плохо. Объясните, что произойдет с результатом работы после.
С анализом отчета будут работать маркетологи. На основе собранных данных, они скорректируют рекламную кампанию продукта, которая привлечет новых клиентов. Конверсия увеличится, компания будет расти.
Так работник почувствует значимость задачи для развития бизнеса.
3. Сформулируйте суть и условия задачи
Опишите результат, который хотите получить. Если нужно, условия и ограничения. Поставьте менеджеру четкие временные рамки.
Подсчитай количество лидов за последние три месяца. Мне нужно понимать, действительно ли уменьшилась конверсия. Если да, то в какой именно момент. Составь список возможных причин.
4. Объясните сроки
Руководители часто ставят дедлайн по задаче, но не объясняют, почему именно эта дата важна. В результате для работника срок - лишь день икс, к которому нужно выполнить рутинную работу.
Статья по теме: Где искать исполнителей, чтобы делегировать работу
Анализ нужен к понедельнику. Через три недели у нас начинается масштабная рекламная кампания. Маркетологам потребуется время на корректировку площадок.
Вы объяснили работнику причину, по которой задачу нужно выполнить за определённый срок. Он понимает, что от выполнения задачи зависит работа других людей, и ответственнее подходит к решению проблемы.
5. Мотивируйте
Работник получает зарплату. Руководителям часто кажется, что этого достаточно для мотивации. Но это не так. Работники не всегда понимают, почему та или иная задача упала на их плечи. Объясните свой выбор менеджеру.
Проанализировать данные может маркетолог. Но мне бы хотелось, чтобы это сделал ты. Ты лучше знаешь клиентов и соберешь более полную информацию.
Подчиненный чувствует себя особенным, героем, суперменом и рвется в бой с энтузиазмом.
6. Письменно зафиксируйте задачу
Если вы правильно поставили задачу, но сделали это устно, а работник под диктовку записал в блокнот, обязательно что-то потеряется. После того как устно проговорили задачу, составьте письменное резюме.
Формируем привычку
Знать, как поставить задачу, чтобы её выполнили - половина дела. Надо постоянно применять знание на практике. Без автоматизации это невозможно. Вас хватит на неделю-две. Потом появятся срочные дела и вы не распишете задачу подробно. Один раз - не страшно. Но там, где один раз халтуры, всегда появится второй и третий. Вскоре вы плюнете на это гиблое дело, и снова превратитесь в раздатчика приказов для роботов.
Что-то должно постоянно напоминать о правильной постановке задач, чтобы схема вошла в привычку. Мне помогает «Мегаплан». Форма постановки задач - автоматическое напоминание.
Название задачи - всегда желаемое действие. Что должен сделать ваш работник? Ответ на вопрос и есть правильная формулировка задачи.
